Cuidar das finanças do consultório não é uma tarefa fácil para a maioria dos profissionais de saúde.


É compreensível, afinal, que atuar nesse setor exige conhecimentos específicos, com os quais o profissional tem pouco ou nenhum contato durante a faculdade e as especializações.

Por conta disso, não é incomum encontrar exemplos de consultórios e clínicas que acabam indo à falência por problemas financeiros, ocasionados por uma gestão pouco eficaz e desorganizada.

Há ainda os que trabalham e não entendem no final do mês o fluxo financeiro de seu consultório.

Gestão Financeira

O que acontece é que alguns mitos sobre as finanças do consultório acabam contaminando o pensamento do profissional de saúde.

“O consultório é meu, então o lucro dele também é meu.”

Esse é um dos maiores mitos da história dos consultórios próprios.

Um consultório ou uma clínica são uma EMPRESA, um negócio, assim como uma loja ou um mercado.

Pense comigo: se você fosse o dono do mercado do seu bairro, como você administraria o lucro do negócio? Provavelmente investiria nele para maximizar e melhorar o espaço, ou daria prioridade para propaganda e divulgação.

Se você faria assim com um mercado, por que não tratar o consultório da mesma forma?

É extremamente comum encontrar profissionais de saúde que trocam de carro todo ano, que fazem viagens incríveis para o exterior… Mas que não investem em melhorias no consultório, que avançam na vida pessoal, mas deixam o consultório preso no passado.

Nessas situações, quem sofre todo o impacto é o paciente, que perde a oportunidade de receber tratamento de alto nível. Em outras palavras: a satisfação do paciente despenca e a fidelização não acontece.

O lucro do consultório, quando existe, deve retornar para o empreendimento na forma de INVESTIMENTO. Isso significa melhorar o que precisa de melhorias: substituir a mobília, renovar equipamentos, investir em treinamento de pessoal. Tudo para maximizar esse lucro e manter um alto padrão de atendimento.

A partir do momento em que você conquista estabilidade, com uma rede consolidada de pacientes fiéis e pode confiar na eficácia da sua estratégia, aí sim é a hora de fazer retiradas, com responsabilidade. Defina uma espécie de salário para você, como um funcionário. Leve em consideração o quanto você precisa para pagar suas contas, e acrescente um adicional proporcional ao lucro que obteve no mês.

Dessa forma, você consegue usufruir do lucro sem prejudicar a evolução do seu negócio no processo!

Na mesma linha de pensamento, outro mito muito comum é esse:

“Não tem problema pagar algumas contas do consultório no cartão pessoal, ou vice-versa.”

É aí que mora o perigo!

Da mesma forma do lucro, é preciso que exista separação total entre as suas contas e as contas do seu consultório ou da sua clínica. Por mais que às vezes pareça bobagem, sempre existe o risco de se tornar um hábito. O mais indicado é evitar. Inclusive, recomendamos até não pedir que a secretária ou outros funcionários efetuem pagamentos ou façam compras pessoais para o profissional.

Mantenha contas bancárias separadas, uma pessoal e uma para o consultório, inclusive com cartões de créditos separados. Assim, cada gasto é descontado do lugar certo!

O mais importante aqui é ter controle: separando assim, você consegue saber quanto o consultório gasta, o quanto ganha, e se essa conta fecha no fim de cada mês. Da mesma forma, consegue ter esse controle com os seus gastos pessoais.

Por mais que o negócio te pertença, não quer dizer que você pode fazer o que quiser. Um negócio de sucesso é aquele que é gerenciado com cautela, ou seja, todas as decisões são planejadas e muito bem mapeadas!

Além de tudo isso, ainda temos um terceiro mito que atrapalha o sucesso financeiro de muitos profissionais de saúde:

“É IMPOSSÍVEL cuidar das finanças do consultório sozinho.”

Esse mito é o mais problemático de todos!

Por causa dele, a maioria dos profissionais terceiriza esse setor, deixando a gestão a cargo de contadores e administradores.

Terceirizar essa função, em si, não é um problema tão grande. Afinal de contas, se você não é a pessoa mais capacitada para cuidar das finanças, é melhor que alguém competente faça isso para você.

A questão maior é que, por terceirizar, deve escolher bem um profissional que entenda como funciona a gestão. E aí as coisas se solucionam.

Se você não entende como as coisas deveriam funcionar, deve contratar um profissional que lhe oriente e ajuste os procedimentos até perceber quando está a par de todas as decisões.

Deixar o seu negócio totalmente na mão de terceiros não é aconselhável, porque acaba te tornando refém desses funcionários. Como você conseguiria manter a operação caso seu contador te deixasse na mão?

Você precisa de liberdade, não se esqueça disso!

Se você optar por terceirizar, tenha atenção e acompanhe de perto todas as movimentações. Você é o maior interessado no sucesso do seu consultório, e por isso deve se manter atento aos rumos que o negócio está tomando.

Uso de ferramentas

Existem várias ferramentas de controle financeiro disponíveis, que prometem te ajudar a organizar as finanças e fazer a gestão financeira do consultório de forma mais fácil.

Para um controle financeiro efetivo, você precisa poder cadastrar suas receitas, despesas e visualizar um fluxo de caixa completo – ou seja, quanto dinheiro entra e quanto sai.

Também não é raro encontrar gestores que ainda utilizam o bom e velho Excel para organizar em tabelas e gerar estatísticas. Quer dizer, voltam a utilizar o básico porque as ferramentas “modernas” não suprem as necessidades.

Na Times Soluções o empresário médico recebe dicas de softwares ou metodologias de trabalho que permitem controlar as finanças e ficar ciente de tudo que acontece em seu consultório.

E mais, conta com o nosso Times Gestão de Indicadores, que é um software on line, onde consulta mensalmente o desempenho das finanças, possui dados para comparar, dados principais das despesas, dentre outros.

Prontuário eletrônico

Alguns softwares de prontuário eletrônico já oferecem algumas funcionalidades de gestão financeira. Isso pode ser considerado um avanço, já que você não precisa tirar os dados de uma ferramenta e passar manualmente para outra.

Porém, ainda é comum que softwares de prontuário eletrônico não contemplem totalmente a gestão financeira, principalmente porque ela não é considerada uma funcionalidade “essencial”.

 

Visite-nos e conheça as soluções que temos a oferecer para melhor gestão de seu consultório / clínica.

 

Fonte: Blog IMedicina